式場・カップル・パートナーの「三方良し」の思想と安心のサポート体制から、Oiwaiiの導入を決定

Oiwaii導入前はどのような課題を感じていらっしゃいましたか？

カップルとの打ち合わせ管理を表計算ソフトや紙で実施していました。その結果、進捗の共有がうまくいかず、私たちがお願いした宿題も、次回の打ち合わせまでに終わっていない、ということがよくありました。結果として打ち合わせの時間が十分に活用できない、という悪循環に陥りがちでした。

また、機会損失という点でも課題がありました。私たちは一顧客一担当制を基本としているため、プランナーが打ち合わせや施行に入っている間は、他の新規のお客様からのお問合せに対応することができません。特に年末年始や大型連休といった繁忙期には、本来ご縁があったはずの3〜4組のカップルを受け入れられなくなっていました。

数あるシステムの中で、Oiwaii導入の決め手となったのはどのような点だったのでしょうか？

実は、Oiwaiiの導入を検討する際、別システムの導入も考えていました。しかし、機能がお客様に寄りすぎていて式場側の負担が大きかったり、逆に式場・カップルの両方が使いにくかったりと、自社に合うシステムを見つけられていませんでした。

そんな中でTAIANさんからOiwaiiの説明を受けた時、機能が非常に充実していることに驚きました。そして何より共感したのが、式場だけでなくカップル、そしてパートナー企業の皆様にとってもメリットがある「三方良し」の視点でサービスが設計されている点です。多くのシステムは、一者が楽になると、他の二者にしわ寄せがいくことが多いのですが、Oiwaiiは三者にメリットがある、優れたシステムだと感じました。

TAIANさんの「人」の力も大きな決め手でした。プランナー経験のあるメンバーもいらっしゃるため、私たちの業界の課題を深く理解し、「どうすれば現場が良くなるか」という同じ方向を向いていただいています。我々の気持ちを分かっていただき、本当の意味でのサポート姿勢に大きな安心感と期待感を持ちました。

カップルの挙式準備に対する満足度向上に加え、プランナーの業務効率化も実現

実際にOiwaiiを活用されて、特にどのような効果や変化を実感されていますか？

Oiwaiiの「TODO機能」を活用し、カップルの結婚式準備の進捗状況を一目でわかるようにしています。
その結果、カップルからプランナーへのご質問が減り、お客様自身が安心して準備を進められるようになりました。また、プランナーも打ち合わせの前にお客様の準備状況を事前に確認できるため、進捗状況に合わせたご提案も可能になっています。TODO機能を通じたカップルの準備状況の見える化により、打ち合わせの質の向上ができている実感があります。これまで8回程度を要していた打ち合わせが、5回程度で完結する可能性を感じています。

また、Oiwaiiのチャット機能によるお客様とのコミュニケーションは、プランナーの業務効率を高めていると感じます。様々なコミュニケーションツールが増えたことにより、お客様本位のツールに合わせないといけない状況になりかけていましたが、Oiwaiiを介すことで、仕事としての境界線を保ちつつ、円滑な意思疎通を図ることができる。これにより、プランナーが本来の業務に集中することができるようになりました。

カップルの反応はいかがでしょうか？

カップルの皆様からはシステムを通じて準備がとてもスムーズになったことを喜んでいただいております。結婚式後もチャットで繋がっていることで、お客様より感謝のお声をいただき、その後ディナーの予約までいただく事もございました。

Oiwaiiで取得したデータを他部門とも連携し、カップルに寄り添ったサービスを提供し続けたい

これからの展望を教えてください。

近年、結婚式のあり方は多様化しています。例えば、以前は考えられなかった、バイキング形式の披露宴をご希望されるお客様もいらっしゃいました。生涯の記憶に残る挙式をご提供するためにも、常に時代の変化やお客様の新しいニーズに対して柔軟であり続けたいと考えています。

今後は、Oiwaiiに蓄積されていくカップルの好みや大切な情報を、レストランや宿泊といった他の部門とも連携させ、ホテル全体としてお客様に寄り添ったご提案ができる体制を築いていきたいと考えています。