目の前の課題解決への期待に加え、導入実績への安心感。
最終的には、両社のビジョンが共鳴し、導入を決定。

導入を検討した経緯を教えて下さい。

当初は、新規予約の問い合わせをいただいてから来館するまでのプロセスで発生する業務負担を軽減すること、それに加えてブライダルを進行する際にご協力いただいているパートナー企業様との受発注のやりとりや共有の効率化をしていきたいという思いがありました。

これまでは電話やFAXといったアナログな運用をしており、その業務効率を上げていくことが急務でした。

様々なサービスがある中で、Oiwaiiを選んだ理由を教えて下さい。

大前提としてOiwaiiで弊社の課題を解決できそうだったことが大きいです。

その他の理由もいくつかあるのですが、1つは御社のビジョンに共感していたことです。

実際、導入検討にあたり複数社との商談を重ねていたのですが、TAIAN社と一番相性がいいのではないかと感じました。「カップルのおふたりが、情報収集をするタイミングから挙式終了後の人生まで『データと仕組み』で寄り添い続ける」というTAIAN社のモットーと、弊社の「目の前のお客様に合った幸せを本気で考える」という思いにシンパシーを感じました。

あとは、こちらの要望に対して柔軟に対応してくれるであろうという期待と、200社の導入事例もあり、それらが導入を後押ししてくれました。

施行のやり取りに必要だったFAXを95%削減。それに加え、予約管理工数も50%削減し、業務効率化を実現。

では、実際にOiwaiiをどのように活用いただいているかを教えて下さい。

現状は大きく2つの活用を進めています。
1つは式場・パートナー企業・カップルでの結婚式準備の効率化のため、もう1つは新規予約〜来館に関する顧客管理の一元化と効率化のために活用しています。

式場・パートナー企業・カップルでの結婚式準備の効率化の取り組みをお伺いできますか？

結婚式準備の効率化においては、特に受発注部分の業務負担で効果を感じています。

これまでは、FAXを中心としたやり取りだったので、入力から印字等も含めて大幅な工数がかかっていました。また送ったはいいものの誰とどのやり取りをしたのかを振り返るのも、紙で管理していたので工数がかかっていました。

それがOiwaiiを利用することで、入力工数が削減されたことはもちろん、すべての履歴がOiwaiiに残っていくので、誰がいつ何をしたかが可視化されるようになりました。結果的に、社内外のコミュニケーションがスムーズになり、一定の成果がでていると感じています。

あとは細かいですが、発注書の備考欄の字数制限もないことは運用しやすく助かっています。

結果として、これまでFAXの工程は4つ程度あったのですが、その工程がゼロになり、管理も運用も大幅に楽になりました。1施行で40枚程度のFAXが使われていたのですが、それもゼロになりました。一部紙も残っていますが、95%の脱FAX化に成功しました。圧倒的に紙での運用は減っていると思います。

移行に際してはパートナーの皆様のご協力もあり、大きなトラブルもなくスムーズに導入を進めることができています。

新規予約の問い合わせをいただいてから来館するまでの業務効率化に関してはいかがでしょうか。

大前提として、接客の仕組みは変えていないので、接客業務自体の効率は大きく変化がありません。しかし、接客に付随して発生する裏側の業務の効率は効率化が進んでいます。

Oiwaiiを導入したことで、お客様に関する情報が自動的に登録され、見積もりや当日の接客の履歴もすべて紐づけることができるようになりました。これにより顧客管理の骨組みを作ることができていて、これまで手動で管理していた分、工数は削減できていると感じます。肌感覚で、顧客管理の工程が大体3工程程度削減できていると感じます。

また、予約情報の管理の時間もこれまでは30分程度かかっていたものが、15分程度まで短縮することができました。

弊社では、各媒体からの予約情報を顧客管理システムに移管して、その上で情報の精査をしてから表計算ソフトで予約情報の管理をしていて、それだけでも大幅な工数がかかっていました。それをOiwaii1つで完結できるようになったので、大きな業務効率化につながっていると感じています。

業務効率化を通じて、よりご満足いただける式を提供するための取り組みを増やしていきたい

最後に、今後の展望などをお伺いさせてください。

これからは、各媒体ごとの来館単価や成約単価などのデータを活用したデータ分析やマーケティング活動により注力していきたいと考えています。予実分析に関しては、各媒体ごとの売上だけではなく、それぞれの件数やキャンセル率などまで深く精査していくことに、Oiwaiiを活用して取り組んでいきたいです。現状はエクセルで関数を組んで属人的に対応しているのですが、それを誰でもできるようにしていくことが、顧客体験をより高めていくためには必要だと考えています。

コロナや少子高齢化のような社会的な変化だけではなく、ユーザーの行動様式も多様化しているため、これまでのような集客やブライダル体験を提供するだけではいけないと考えています。より多くのお客様に満足いただくためにも、Oiwaiiを活用した業務効率化だけではなく、攻めのデータ活用を実践していきたいです。