カップルの理想の結婚式を実現するために、プランナーの業務効率を高めたかった

まずはじめに、創和プロジェクト株式会社様が最も大切にされていることを教えていただけますでしょうか。

私たちは、「1組1組と向き合って理想の結婚式を創り上げる」ことを最も大切にしています。

そのため、当社は営業専門、プランニング専門といった形で業務を分担しています。それに加え、プランナーが月に担当する件数を絞ることで、プランナーがカップルと向き合うことに専念できる状態を整えています。

Oiwaii導入以前に、業務効率化や顧客体験の向上において抱えていた課題を教えてください。

主に2つの課題がありました。

1つ目の課題はゲスト情報・配席を、表計算ソフトや手書きで作成していたことです。手書きの招待状やゲストリストをお預かりし、それを転記する作業に時間がかかっていました。

2つ目の課題は、お客様のゲスト情報に関する確認作業です。特に、回答結果を名簿へ転記する際には、お名前やアレルギーの表記に誤りがないか、細心の注意を払う必要があります。ゲストのふりがな確認では、プランナーのチェックに加えてカップルへ都度確認をする必要もあり、より効率的にできればと考えていました。

現場からも 「ゲストリストの作成負担を軽減したい」「配席もデータで管理したい」といった声が上がっており、本格的にシステム導入の検討を始めました。

様々なシステムがある中で、Oiwaiiを導入いただいた理由は何ですか。

きっかけは、ブライダル産業フェアでサービスの説明を聞いたことでした。

OiwaiiがWeb招待状・席次表「Concept Marry（コンセプトマリー）」と連携できるので、ゲストが招待状に入力した情報が名簿や配席に直接反映できる点が大きな魅力だと感じ、導入を決めました。

情報を転記する作業はミスが起こりやすく、お客様への失礼に繋がったり、場合によっては命に関わる問題を引き起こしかねません。ゲストがWeb招待状で回答したお名前やアレルギーなどの情報が、そのまま間違いなく配席図に反映できるため、トラブルのリスクを軽減できる点に魅力を感じました。

また、TAIANさんであれば、現場の声に真摯に向き合い、一緒にサービスをより良くできる期待感も大きかったです。我々の相談に対して、「どうすれば実現できるか一緒に考えましょう」という姿勢で伴走していただいています。対等なパートナーとしてTAIANさんに相談できる安心感が、導入の大きな後押しになりました。

1施行あたり24時間以上の作業削減に加え、ゲスト情報管理のトラブル対応もスムーズに

実際にOiwaiiを導入されて、特にどのような効果を実感されているのか教えてください。

Web招待状と配席の連携により、名簿と配席の照らし合わせ、ダブルチェック、そしてカップルへの確認といった一連の作業時間は、体感として1施行あたり24時間以上は削減されたと感じています。

カップルとプランナーが同じゲスト情報を見ながら準備を進められるので、情報共有と確認が楽になりました。カップルが作成したゲストリストや配席に間違いがあった場合でも、すぐに気づいてすぐに修正できます。

またWeb招待状送付前の作業に関しても、Concept Marryの管理画面ですぐに修正できるので、2時間ほどかかっていた業務が20分程度まで削減できています。

ゲスト情報の取り扱いに関する責任の所在が明確になったこともメリットです。OiwaiiやConcept Marryでは、誰がいつ情報を更新したかという履歴も残りますので、万が一の際の対応もスムーズになりました

業務効率化を通じて、「お客様と向き合う時間」を増やしていきたい

作業時間が大幅に削減されたとのことですが、それによってどのような変化がありましたか？

一番大きい変化は、情報の転記や確認などの事務作業時間が大幅に削減されたことです。デスクワークが減り、これまでよりもカップルについて考える時間が増えました。また、打ち合わせの際には、名簿作成やその説明に費やしていた時間が不要になったことで、お客様の本当のご希望や、結婚式に対する想いを深くヒアリングする時間を十分に確保できるようになりました。

残業時間の削減だけではなく、お客様のことを考える時間を増やせていることも大きな価値だと感じています。

今後のOiwaii活用や期待することについてお聞かせください。

弊社のプランナーは「テンプレートではない結婚式」を提供することを大事にしています。そのためには、結婚式を挙げる意味から、深くカップルに向き合い続けることが重要です。これからもOiwaiiとConcept Marryを活用しながらプランナーの業務負担を軽減し、より一層お客様に向き合う時間を増やしていきたいと考えています。