施行管理業務を効率化・自動化するために、All in One婚礼システム「Oiwaii」を導入

はじめに、貴社のブライダル事業において最も大切にされていることや、現在のミッションについて教えてください。

我々は、「誠実と品質」というコンセプトを掲げています。カップルに心から寄り添い納得していただいた上で、我々のサービスを選んでいただくことを大切にしています。ウェディングを通してTHE GLOBAL VIEW 長崎を知っていただき、地域に愛されるホテルになることを目指しています。

Oiwaii導入以前は、どのような課題を感じていらっしゃいましたか。

私たちは、カップルにとって本当に価値のあるものを提供したいと考えています。例えばご予算内で収めたい方にはその中でご満足いただけるようなご提案をするなど、カップルに心から納得していただく接客をしています。

お客様に寄り添い、価値を提供するためにはプランナーがカップルと深く向き合う時間が必要で、その時間をいかに捻出するかが課題でした。

当時は、複数のシステムを併用しており、情報が一元化されていない状態でした。また、プランナーが手作業で行っていた業務も多く存在しており、少しでも多くの業務を自動化し、効率化していくことで、プランナーがカップルに向き合う時間を少しでも増やしたいと考えていました。

様々なシステムがある中で、Oiwaiiを導入いただいた理由は何ですか。

Oiwaiiを選んだ一番の理由は、成約してから施行を終えるまでの一連の業務をすべて一元的に管理できるからです。これまでは、複数のシステムで情報を管理していたのですが、All in One婚礼システム「Oiwaii」とWeb招待状・席次表「Concept Marry」を利用することで、招待状/席次表の作成やカップルとの打ち合わせ管理、受発注業務などの業務を一元管理できることが大きな決め手となりました。

さらに、カップルがスマートフォンで主体的に挙式準備を進められる点も魅力的でした。以前はカップルからお伺いした内容を都度プランナーがシステムに入力し直す必要がありましたが、その手間がなくなることに大きな魅力を感じました。

TAIANさんのサポート体制も決め手の一つです。我々はシステムやパソコンの操作に強いわけではありませんが、TAIANさんは常にプランナー目線で対話を進めてくださり、サポートも非常に手厚いと感じました。

Oiwaiiを導入したことで、お客様・プランナー双方の負担が軽減され、準備プロセスが円滑に

実際にOiwaiiを活用されて、特にどのような効果や変化を実感されていますか？

最も変化があったのは、引き出物の発注業務です。以前は、FAX業務から変更対応と、一連の作業に1時間以上かかっていました。Oiwaiiの自動受発注機能により、この時間が削減され、業務効率が大幅に上がっていることを実感しています。

また、招待状と配席が自動連携しているため、カップルがゲスト情報を二重に入力する手間がなくなり、カップルの負担を軽減できています。プランナーにとっても、その都度確認する工数が削減されています。

TODO機能の効果も大きいです。以前は口頭で準備内容をお伝えしても、準備期限の確認のやり取りが発生しがちでした。今ではカップルがアプリを見ればやるべきことが一目で分かるので、進捗確認のメールなどが必要最低限になり、コミュニケーションがよりスムーズになりました。お客様の作業履歴もアプリに残るので、プランナーはその履歴を確認すれば進捗を確認できます。進捗を確認する時間も削減できていると感じます。

カップル・ゲストとの関係性を強固にし、THE GLOBAL VIEW 長崎のファンを増やす取り組みを強化していきたい

これからの展望を教えてください。

今後は、パートナー企業様との連携をさらに強化していきたいです。Oiwaiiを通じてカップルがパートナー企業と直接コミュニケーションが取れれば、ご要望がより正確に伝わり、満足度もさらに向上すると考えています。プランナーが仲介する連絡業務が削減できることで、さらなる業務効率化も期待できます。

そして、地域に愛されるホテルになるために、ホテル全体の認知度向上の取り組みも増やしていきたいです。Concept MarryのLINE連携機能を活用し、カップルや参列ゲストへのコミュニケーション機会を創出することで、より深い関係性を築いていきたいと考えています。