施行全体を網羅する「プランナー目線」の機能で、業務効率化と顧客管理を実現できるAll in One婚礼システム「Oiwaii」を導入

はじめに、貴社がブライダル事業において最も大切にされていることや、現在のミッションについて教えてください。

（七戸様）

ホテル青森では、落ち着きと格式のあるサービスを提供することを大切にしています。また、自社のウェディングを盛り上げるだけでなく、青森エリア全体のウェディングを盛り上げていきたいと考えています。そのため、地域に根差し、カップル一組一組に合わせた丁寧なおもてなしを提供し続けたいと考えています。

ただ、青森のウェディング市場は縮小傾向にあり、コロナ禍を経て青森県内の施行数も大きく落ち込みました。婚姻届を出すカップルのうち、結婚式を挙げるカップルも減っています。「結婚式っていいね」という意識をもう一度広め、結婚式を挙げたいカップルを増やしていきたいと考えています。

Oiwaii導入以前は、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

（七戸様）

プランナーの人数が半減したことで1人あたりの業務量が増加していました。

我々はカップルに寄り添うことを大切にしており、なるべく多くのご要望を叶えられるように向き合っています。しかしながら、例えばゲスト人数の変更では、直前まで柔軟に対応することがカップルのためである一方で、プランナー側はギリギリまで対応に追われることになり、負担となっていたのも事実です。カップルに向き合うことはやめずに、システムを導入することで少しでも負担を軽減したいと考えていました。

特に大きな負担となっていたのが、招待状と席次表に関する業務です。招待状はこれまで全て手作業で準備しており、お名前などに間違いがないよう念入りな確認作業が必要でした。

様々なシステムがある中で、Oiwaiiを導入いただいた理由は何ですか。

（七戸様）

Oiwaiiは婚礼業務の全体を網羅しており、痒いところに手が届くプランナー目線での設計が随所に見られたことが印象的でした。

特に魅力的だったのは、カップルとの打ち合わせ管理・情報共有がシステム上で全て共有できる点です。例えば、引き出物を一覧で確認できたり、衣装もカップルとシステム上で一目で確認できるなど、挙式準備負担の軽減につながると感じました。

最終的な決め手は、TAIANさんの姿勢です。私たちは地域に根差したホテルですが、TAIANさんのように未来を見据えて事業をされている企業とご一緒することで、新しい価値を生み出せるのではないかと感じました。単なるシステム提供者ではなく、共に業界の未来を考えていけるパートナーとして信頼できると感じました。

招待状/席次表作成の業務負担が軽減され、1施行あたり10時間の工数削減に貢献。カップルが主体的に準備を進められるように。

実際にOiwaiiを活用されて、特にどのような効果や変化を実感されていますか？

（七戸様）

これまで多くの時間を費やしてきた席次表の作成業務が本当に楽になりました。手書きの作業が必要なくなり、カップルが主体的にシステム上で作成できるので、我々は最終確認をするだけで済みます。1回の修正に1時間、それを4回ほど繰り返していた作業がほぼなくなり、1施行あたり3〜4時間の工数削減に繋がっています。

招待状作成/管理についても、手作業で管理していた時と比較して、業務量が圧倒的に削減できていると感じます。ゲストごとの引出物の管理や受付リストの作成、その他の細かい事務作業も合わせると、1施行あたり、体感で約10時間ほど削減できていると思います。

時間を削減できることで働き方も変わっており、私自身、婚礼と宴会の両方を管理していますが、Oiwaii導入後は、平日に婚礼の仕事に追われることがなくなりました。

また、チャット機能も画期的でした。これまでは私たちがカップルとパートナー企業様の間に入って仲介していましたが、Oiwaii上でお二方が直接やり取りしているのを確認するだけで進捗を理解できるため非常に便利に感じています。

婚礼の経験の浅い若手やパソコンが得意でない者も含めて、チーム全体がOiwaiiを使いこなしており、業務負荷が大きく下がっていると感じています。

カップルの反応はいかがでしょうか？

（七戸様）

カップルにとっても、準備の負担が大きく軽減されていると感じます。

これまでは私たちが一つひとつ説明していましたが、今ではほとんど説明しなくても、カップルがスマートフォンで自発的に作業を進めてくださいます。結婚式までの準備の流れが直感的に理解できるだけでなく、操作性も高いため、お客様が安心して準備を進められるようになりました。

ホテルのリソースを最大限活用し、カップルの生涯顧客化・ゲストマーケティングにも取り組みたい

これからの展望を教えてください。

（七戸様）

Oiwaiiによって創出された時間を活用し、カップルのライフイベントに寄り添っていく取り組みを充実していきたいです。施行が終わったカップルに向けて1周年記念のディナーや宿泊をご案内するなど、ホテル全体でカップルと末永いお付き合いをしていきたいと考えております。

そしてもう一つ、特に力を入れていきたいのが、ゲストの皆様へのアプローチです。結婚式に参加されたゲストに「結婚式っていいものだな」と心から感じていただくことこそが、私たちの大きなミッションである、結婚式を挙げたいと思う人を増やすことに直結すると考えています。リアルな結婚式当日の体験から生まれる感動や口コミは、何より「結婚式を挙げてみたい」という気持ちにつながるものだと考えています。Oiwaiiを通じてゲストの皆様とも繋がりを持ち、結婚式の素晴らしさを伝えていくことで、青森全体のウェディング市場の活性化に貢献していきたいです。