「夫婦の理念」の提供に注力し、価値を高められる環境を整えたい

御社の事業において、最も大切にされていることを教えて下さい。

私たちが最も大切にしているのは、「夫婦の理念」という取り組みです。夫婦として幸せに生きていくために「私たちはどうありたいか」を深く話す機会を作り、プランナーが寄り添いながら、一組一組の「お二人だけの夫婦の理念」を一緒に創り上げています。「夫婦の理念」という指針があることで、結婚式はもちろん、その後の生活もよりお二人らしい幸せを実現することができると考えています。

この「夫婦の理念」こそが私たちの事業の根幹であり、お客様に提供したい最も重要な価値です。そのためには、プランナーが事務作業に追われることなく、カップルと深く向き合うための時間を十分に確保することが何よりも重要だと考えていました。

カップルに向き合う時間を創出するうえで、どのような課題を感じていらっしゃいましたか？

事業が成長する中で、プランナーの人数が半数になったにもかかわらず、ありがたいことに施行件数は増加していました。そのため、プランナーの業務負荷が非常に大きくなっておりました。

特に大きな負荷になっていた業務は請求書作成と受発注業務です。請求書は、資料を揃えて間違いがないか入念に確認するため、1件作成するのに合計1時間ほどかかっていました。さらに、作成後にマネージャーが確認する時間も別途30分ほど必要でした。

また、引出物などの受発注は電話やFAXが中心で、一つ一つ手作業で個数などを確認し発注する必要があり、大きな負担となっていました。

その結果、プランナーが疲弊してしまうだけでなく、最も大切にしたい「夫婦の理念」の提供に十分な時間を割けないという事業の根幹に関わる課題が発生していました。実際に、準備期間が短いお客様には「夫婦の理念」の提供ができないこともありました。

様々なシステムがある中で、Oiwaiiを導入いただいた理由を教えて下さい

Oiwaii導入の目的は、大きく2つありました。1つは、私たちの最も大切な価値観である「夫婦の理念」に注力するための業務効率化です。特に多くの時間を要していた発注や見積作成といった事務作業を自動化・効率化できることに魅力を感じました。Oiwaiiを導入することで作業効率を高めるだけでなく、受発注業務自体をなくすこともできるため、プランナーがカップルと向き合う時間を創出するために不可欠だと考えました。

もう一つが、お客様満足度の向上です。カップルの準備負担を軽減し、お二人の人生に向き合う時間を増やしていただきたいという想いがありました。Web招待状やファイル共有機能を活用したデジタルパンフレットをカップルに提供できるという点で、特にデジタルネイティブなカップルへのニーズに応えるために最適なのではないかと考えていました。

また、機能の面以上に決め手となったのは、TAIANさんの姿勢です。他社のシステムも検討しましたが、私たちは「システムとして良いだけでなく、会社に寄り添ってくれるかどうか」を大切にしていました。

TAIANさんは、私たちの考え方を深く理解し、ただシステムを提供するだけでなく、共に課題を解決していこうという姿勢を感じました。その信頼感が、導入を決定する上で非常に大きかったです。

年間4800回の受発注業務がゼロに。生まれた時間で「夫婦の理念」の実施率はほぼ100%へ

実際にOiwaiiを活用されて、特にどのような効果や変化を実感されていますか？

まず、1件につき1時間かかっていた請求書作成が、今では15分ほどで完了しています。また、これまで30分かけていたマネージャーによる二重確認も10分ほどになりました。カップルが選択した引出物が見積と連動するため、引き出物変更のたびに都度見積を確認・変更する必要がなくなったことも大きいです。

また、年間4800回に及んでいた受発注の手間が自動化されゼロになりました。結果として、プランナーが半数になっても増加する施行件数に問題なく対応できていますし、残業時間も減少しています。

そして何より大きな成果は、こうして生まれた時間を、私たちが最も大切にしている「夫婦の理念」の提供にあてられるようになったことです。以前は実施できないこともあった「夫婦の理念」の取り組みが、今ではほぼ100%のカップルに提供できています。業務効率化が、式場の最も大切な価値を守り、高めることに直結しています。

カップルの反応はいかがでしょうか？

お客様の体験も向上していると感じています。OiwaiiのTODO機能で結婚準備の段取りが分かりやすくなったことで、挙式後のアンケートでは「打ち合わせがスムーズだった」というお声が明らかに増えました。

中には、お客様が事前にシステム上で席次表などのアイテムを選んできてくださり、事務的な打ち合わせがわずか3分で完了し、残りの時間をカップルと対話を重ね、夫婦の理念を考える時間に充てられたいう象徴的な出来事もありました。業務効率化によってカップルの負担が軽減されるだけでなく、より満足度の高い準備体験を提供できるようになったと感じています。

「サムシングフォーでしか得られない挙式体験」を洗練していきたい

これからの展望を教えてください。

「EYOHAKU」は、「理念式といったらEYOHAKU」と認知いただけるようなブランドを目指し、理念式の提供価値をさらに高めていきます。「The 華紋」は、美観地区という立地、歴史、そして「大切な料理でおもてなしをしたい」という想いを込めた料理を強みとして打ち出していきたいと考えています。

そして最終的には、「理念式を挙げたいからサムシングフォーを選ぶ」という状態を創り出すことが目標です。そうなれば、会場というハード面での競争ではなく、私たちの提供する体験というソフト面で選んでいただけるようになると考えております。

そのために、引き続きOiwaiiによって煩雑な事務作業を削減しながら、スタッフ全員がお客様への価値提供に集中できる強固な業務基盤を作っていきたいと考えています。