自然に包まれたホテルでオーダーメイドのウエディングを提供

改めて御社の取り組みを教えてください

ホテル・フロラシオン那須は那須高原の自然に囲まれた温泉リゾートホテルです。ブライダルではRoyal Forest Weddingをコンセプトに掲げており、美しい森に包まれた隠れ家ホテルでオーダーメイドのウエディングを創り上げます。敷地内の牧場直送のブランド牛や那須の食材にこだわったお料理や、自家源泉かけ流しの敷島温泉「碧ノ湯」でゆったりお寛ぎいただけます。

フロラシオン那須様のブライダル事業において、最も大切にされていることを教えてください

個人としては、「カップルのやりたいことにNOと言わない」という方針を大切にしています。1日1組限定で結婚式を行っており、過去当ホテルにて事例のない演出も、カップルと打ち合わせを重ねてできる限り叶えています。一生に一度の結婚式であるため、お二人の希望はできるかぎり叶えたいと考えています。

より効率的に、1人で婚礼業務を推進するためにAll in One婚礼システム「Oiwaii」を導入

Oiwaii導入以前は、どのような課題を感じていらっしゃいましたか

年30件程度の施行数を新規営業活動から施行、アフターフォローまですべて一人で担当しており、紙や表管理ソフトでの管理に限界を感じていました。

たとえばカップルとの打ち合わせの内容記録は表管理ソフトか紙で行っており、進行表をゼロから手打ちで作成したりと、管理が大変なだけではなく、スタッフへの共有も資料を作るところから手作業で行っていたため大きな負担となっていました。

発注業務は多いときで月100件ほどのFAXが必要で、それに加えて送付したかどうかのダブルチェックも行う必要があったため多くの時間がかかっていました。

カップルのご希望に柔軟にお応えするためには時間が必要であり、事務業務とあわせて月の残業時間は40時間ほど発生していました。

空き枠の管理にも課題がありました。フェアの予約がオーバーブッキングしてしまう事や、休みの日に入った予定を忘れてしまう事、打ち合わせの時間とダブルブッキングしてしまう事などがありました。

業務を1システムで完結できることに加え、いつでも「プランナー業務」の相談ができることが決め手

様々なシステムがある中で、Oiwaiiを導入いただいた理由を教えてください

Oiwaii1つで新規集客から施行を終えるまで一元管理できるところです。新規管理や施行管理が違うシステムだと、予約管理や案件の管理を、都度別々のシステムに入力する必要があり手間が多いと感じました。Oiwaiiは1システムで全ての業務が完結するため、より効率的だと思います。

さらに、TAIANさんの担当者が式場出身者で相談しやすかったことも大きいです。他の会社では営業担当者様が式場の経験がないことも多く、システム以外の部分が相談できないことが悩みでした。その点ではTAIANの担当者様は業務だけでなくプランナーの気持ちへの理解も深く、一緒に仕事をさせていただきたいと思いました。

施行件数を1人で維持しながら残業時間が50％削減、カップルとの密なコミュニケーションで当日のトラブル予防に

実際にOiwaiiを活用されて、特にどのような効果や変化を実感されていますか？

事務作業が大幅に削減されてほとんどの業務がパソコン一台で完結でき、在宅・カフェなどで場所を選ばず仕事が可能になりました。

受発注が自動化されたためFAXは現在1社のみになり、紙の使用も減りました。

見積作成も表管理ソフトで行い電卓で再度確認作業を行っていたのですが、現在はアイテムごとにパートナーが直接入力した掛け率をベースに、システム上で自動計算されるため、自分で計算する時よりもミスがなくなった感覚があります。

それぞれの作業が効率化したことで営業活動から施行当日まですべて一人で行っていたマルチタスクが大変やりやすくなりました。施行件数を維持しながらも、残業時間を月40時間から20時間に減らすことができました。

さらに、チャット機能を利用することでカップルとの距離が近くなり当日の進行がスムーズになったと感じております。以前までの連絡手段では、堅い文章でのやり取りでカップルも気を使ってメッセージを遠慮されることも多かったです。しかし、チャットで気軽に連絡を取れるようになったことで事前の細かい相談をいただけるようになり、当日のちょっとしたトラブルを防げるようになりました。

また、カップル側からもOiwaiiのカップルアプリが利用しやすいやすいと好評で、お二人でTODOを確認して準備物を用意していただいたり、 チャット機能やファイル共有機能を利用しながら、カメラマンや美容師とカップルが直接連絡を取るなど、準備の積極性が高まったと感じます。

お客様に生涯ご利用いただける場所にしたい

最後に、これからの展望を教えてください

ブライダルでいらしたカップル・ゲストに繰り返し当ホテルを利用していただきたいと考えております。

実際に結婚式で当ホテルを気に入っていただき、カップルやカップルの親御様、参列ゲストが後日宿泊にいらっしゃることもありました。そういったお客様を増やしていくことで、末長くホテルとお付き合いいただけるような関係性を、ウェディングから作り続けたいと考えております。